Seher : «Déplacer la fête de l'équipe dans la nouvelle année est en soi un bon conseil. Tout le monde est beaucoup plus détendu, sans le stress de Noël et beaucoup reviennent directement des vacances de fin d'année. De plus, cela ménage aussi le budget et il y a plus de lieux disponibles au choix».

«Réfléchissez bien à qui sont vos invités et à ce qu'ils souhaitent, tant pour le programme que pour le repas.»

En principe, il est utile de connaître ses invités et leurs besoins pour chaque événement. Du lieu d'arrivée - qui détermine l'emplacement et éventuellement les possibilités d'hébergement - jusqu'aux éventuels thèmes, les souhaits des invités peuvent avoir une influence. Lors de la fête d'équipe en janvier, il est en outre utile de savoir à quel point les collaborateurs sont encore d'humeur festive. S'il s'agit d'une équipe qui aime Noël même après les fêtes, le repas d'équipe peut être réalisé de manière plus festive. Mais si tout le monde en a déjà assez de Noël, il est préférable de planifier une fête pour célébrer la nouvelle année.

Un sondage, par exemple dans la newsletter interne, permet de recueillir facilement les besoins. Autre avantage : les invités se sentent ainsi partie prenante de l'événement dès le début et voient que l'entreprise se soucie de leurs besoins.

Si la fête de Noël classique n'est pas vraiment appropriée pour la nouvelle année, le Nouvel An offre un merveilleux thème alternatif. Les bonnes résolutions et les visions peuvent par exemple être intégrées dans le programme-cadre. Il peut même être conçu dans ce but, par exemple avec un quiz divertissant.

Le lieu est l'une des choses les plus importantes. La plupart du temps, les lieux qui ne se trouvent pas directement dans la ville sont un peu plus abordables et offrent de nombreux autres avantages, comme des couvre-feux plus souples. Une navette pour le transfert facilite l'arrivée et peut être intégrée au programme, par exemple avec des petits cadeaux de bienvenue dans le bus ou un tour de ville. On obtient également un effet de surprise en choisissant des lieux inattendus : Pourquoi ne pas tout simplement faire la fête dans sa propre entreprise et la transformer complètement avec une décoration complète et un service de restauration adapté. Le budget économisé pour le lieu peut ensuite être investi dans la décoration et le programme-cadre. Au ZFV, j'ai moi-même déjà organisé de telles fêtes pour mes clients et elles ont toujours été très appréciées. En général, les caterings sont une bonne occasion d'utiliser des lieux surprenants, comme un bateau.

Même les petits repas d'équipe sont agrémentés d'au moins une activité divertissante. Il existe de nombreuses possibilités pour cela, et il y en a pour tous les budgets : de la chasse à la ferraille du Nouvel An au grand spectacle de magie, en passant par une course aux flambeaux. Les spectacles surprises sont également très appréciés, tout comme les jeux de team building. Ceux-ci ne doivent pas non plus toujours avoir lieu à l'intérieur, mais peuvent être déplacés à l'extérieur. En hiver, les randonnées aux flambeaux et en raquettes ou les promenades en calèche sont très appréciées. Dans ce cas, n'oubliez pas de préciser dans l'invitation que les invités doivent porter une tenue adéquate pour les activités de plein air en hiver.

Les décorations de Noël typiques ont tendance à disparaître au plus tard après l'Épiphanie. Cependant, quelques astuces de décoration permettent encore de créer une ambiance festive. Les sujets hivernaux appropriés sont par exemple les bougies, les petites guirlandes lumineuses, les coupes de feu, les articles en matériaux naturels comme le bois ou encore les vieux traîneaux en corne. L'ampleur de la décoration ne dépend pas seulement du budget, mais aussi de l'endroit. Selon l'aspect de ce dernier, il n'est pas nécessaire d'avoir autant de décoration. Dans un chalet à fondue par exemple, l'ambiance hivernale est déjà automatiquement présente et la décoration n'est qu'un complément. Si l'on veut s'évader complètement, on peut aussi organiser une beach party pour lutter contre le blues hivernal, ce que nous avons déjà réalisé avec succès. Le mieux est de se faire conseiller par les professionnels sur place, ils savent exactement ce qui convient le mieux au lieu et ont généralement des partenaires pour des conditions spéciales. Il est en effet possible d'économiser de l'argent sur la décoration, même sans faire de grandes concessions. Si l'on ne prévoit qu'une petite fête d'équipe dans un restaurant par ailleurs public, la décoration de la table peut faire toute la différence. Elle peut donc être un peu plus riche et, le cas échéant, inclure les chaises.

Une fête à thème peut être une idée amusante pour rendre la fête ou le repas d'équipe plus créatif. Le thème doit être défini dès le départ et le lieu, la décoration et le repas doivent être adaptés en conséquence, ou bien on choisit un thème adapté au lieu existant. Cela peut aussi être une très bonne idée pour rendre le repas d'équipe mentionné ci-dessus spécial dans un cadre plus petit et sans lieu exclusif.

La nourriture est un thème central des événements et est absolument fondamentale pour leur succès. Non seulement le type de repas joue un rôle important, mais aussi le moment et la quantité de nourriture servie. Il faut servir de la nourriture suffisamment tôt si une réception est d'abord prévue, par exemple quelques amuse-gueule. La planification d'un menu en janvier ou février permet d'envisager un menu un peu plus léger. Nombreux sont ceux qui sont encore complètement saturés par les festins de fin d'année ou qui ont pris quelques résolutions en matière de changement d'alimentation pour la nouvelle année. Intégrer la tendance du "Veganuary" dans la fête peut également être une idée intéressante. Il est toutefois important de connaître ses invités et de savoir s'ils sont généralement ouverts à cette idée. Pour les menus, nous recommandons toujours des produits de saison et veillons à ce que les ingrédients soient régionaux. Toutefois, la cuisine peut aussi être conçue en fonction d'un thème, qui peut parfois sortir des sentiers battus.

Du dîner de gala au buffet en passant par le flyingdinner, il existe de nombreuses variantes dans la manière dont le repas peut être servi. Bien entendu, cela dépend fortement du lieu et de la taille de l'événement. En principe, les services spéciaux comme les flyingdinners ou les food trucks apportent plus de mouvement et de dynamisme à un événement. Mais une tavolata à partager peut également créer une ambiance passionnante. Le repas peut aussi devenir une expérience en soi, par exemple avec un village d'hiver avec de nombreux stands de nourriture différents, qui donne l'impression d'être à la foire. Les buffets peuvent être agrémentés de stations de cuisson et de cuisiniers. Une autre forme très intéressante est celle où les invités préparent eux-mêmes leur repas. Cela peut également remplacer le programme-cadre mentionné au point 4. D'ailleurs, quelle que soit la forme de service, il faut toujours prévoir suffisamment de possibilités de s'asseoir, que ce soit sous forme de chaises classiques ou de salons confortables.

Mon conseil serait de toujours investir dans la musique. Un DJ ou un musicien peut s'adapter à l'ambiance et diffuser de la musique en conséquence. Cela permet également d'intégrer le programme-cadre. Bien sûr, la musique en direct peut aussi être très agréable, mais il faut veiller à ce qu'elle ne soit pas trop forte pendant le repas et à ce que l'on puisse éventuellement passer à un groupe pendant ce temps. Si le budget est limité, il est également possible de choisir quelqu'un de l'équipe qui aime la musique et qui a du flair. Lors de l'organisation, toujours bien se renseigner sur les conditions techniques sur place et sur ce qu'il faut éventuellement organiser en plus.

Les photographes professionnels sont utiles lorsqu'il s'agit de communiquer sur la fête. Il est également important de connaître ses invités, car tous n'apprécient pas les photos. Les boîtes à photos avec des accessoires amusants, que chacun peut utiliser à sa guise, sont généralement une variante plus populaire. Ou un mur de photos à l'entrée, accompagné d'un photographe. Le photoball peut aussi être conçu sur le thème de l'hiver ou porter des inscriptions amusantes sur Noël et le chiffre de l'année précédente.

Globalement, je considère que l'objectif le plus important est que les invités puissent emporter quelque chose à la fin de l'événement. Moins sous la forme d'un give-away que sous celle d'un souvenir durable. On y parvient surtout si l'on sent, lors de la manifestation, que les organisateurs ont réfléchi à la question. Cela peut être dû au fait que l'on a demandé aux participants ce qu'ils souhaitaient, comme décrit au point 1, ou que toute la planification a été pensée et suivie d'un fil rouge. Si des semaines plus tard, on parle encore positivement de l'événement, c'est que tout a été fait correctement et que l'on peut prendre exemple sur la manifestation de l'année suivante.