Seher: «Die Teamfeier ins neue Jahr zu verlegen, ist an sich schon ein guter Tipp. Da sind alle viel entspannter, ohne Weihnachtsstress und viele kommen direkt aus den Feiertagsferien. Zudem schont das auch das Budget und es stehen mehr verfügbare Locations zur Auswahl.»  

«Überlegen Sie sich gut, wer Ihre Gäste sind und was sie sich wünschen – sowohl beim Programm als auch beim Essen.»

Prinzipiell ist es bei jedem Event hilfreich, seine Gäste und ihre Bedürfnisse zu kennen. Vom Anreiseort – der die Lage und allenfalls Übernachtungsmöglichkeiten bestimmt – bis hin zu allfälligen Mottos, können die Gästewünsche Einfluss nehmen. Bei der Teamfeier im Januar ist es zudem hilfreich, abzuholen, wie sehr die Mitarbeitenden noch in festlicher Stimmung sind. Allenfalls handelt es sich um ein Team, dass Weihnachten auch über die Festtage hinaus liebt, dann kann das Teamessen auch nochmals weihnachtlicher umgesetzt werden. Wenn aber alle schon völlig genug von Weihnachten haben, macht es hingegen Sinn eher eine Feier zu planen, bei dem mehr das neue Jahr gefeiert wird.

Mit einer Umfrage, beispielsweise im internen Newsletter, können die Bedürfnisse einfach abgeholt werden. Ein weiterer Vorteil: die Gäste fühlen sich so von Anfang an als Teil der Veranstaltung und sehen, dass sich das Unternehmen Gedanken über ihre Bedürfnisse macht.

Ist die klassische Weihnachtsfeier im neuen Jahr nicht wirklich passend, bietet Neujahr ein wunderbares Alternativmotto. Gute Vorsätze und Visionen können beispielsweise in das Rahmenprogramm aufgenommen werden. Allenfalls sogar darauf ausgelegt sein beispielsweise mit einem unterhaltsamen Quizz.

Die Location ist mit das Wichtigste überhaupt. Meistens sind Orte, die nicht direkt in der Stadt liegen, etwas budgetfreundlicher und bieten zudem zahlreiche andere Vorteile wie beispielsweise flexiblere Sperrstunden. Ein Shuttlebus für den Transfer, erleichtert die Anreise und kann auch ins Programm eingebunden werden, beispielsweise mit kleinen Welcome-Geschenken, die im Bus bereit liegen oder einer Stadtrundfahrt. Einen Überraschungseffekt erzielt man zudem mit unerwarteten Locations: Warum nicht einfach im eigenen Betrieb feiern und diesen mit umfassender Dekoration und passendem Catering komplett verwandeln. Das für die Location gesparte Budget, kann dann in die Deko und das Rahmenprogramm investiert werden. Beim ZFV habe ich selbst für meine Kund:innen schon solche Feiern organisiert, und sie kamen immer sehr gut an. Allgemein sind Caterings eine tolle Chance, um überraschende Locations zu nutzen wie beispielsweise ein Schiff. 

Auch kleinere Teamessen lockert mindestens ein unterhaltsamer Programmpunkt auf. Dafür gibt es viele Möglichkeiten und für jedes Budget etwas Passendes: vom Neujahrs-Schrottwichteln über einen Fackellauf bis zur grossen Zaubershow. Auch Überraschungsauftritte sind sehr beliebt oder Spiele fürs Teambuilding. Diese müssen auch nicht immer drinnen stattfinden, sondern können nach draussen verlegt werden. Im Winter sind beispielsweise Fackel- sowie Schneeschuhwanderungen oder Kutschfahrten eine beliebte Sache. Hier dann immer daran denken, dass die Gäste bei Outdooraktivitäten im Winter in der Einladung bereits für das richtige Outfit gebrieft werden. 

Die typische Weihnachtsdekoration hat sich spätestens nach dem Dreikönigstag tendenziell erledigt. Dennoch lässt sich mit wenigen Dekotricks noch festliche Stimmung zaubern. Passende Wintersujets sind beispielsweise Kerzen, kleine Lichterketten, Feuerschalen, Artikel aus natürlichen Materialien wie Holz oder auch alte Hornschlitten. Dabei ist der Umfang der Deko nicht nur vom Budget abhängig, sondern auch von der Location. Je nachdem wie diese aussieht, braucht es gar nicht mehr so viel Deko. In einem stimmigen Fondue Chalet beispielsweise ist die winterliche Stimmung schon automatisch gegeben und Deko nur eine Ergänzung. Wer zudem ganz ausbrechen will, kann auch einfach mal eine Beachparty gegen den Winterblues schmeissen, auch das konnten wir schon sehr erfolgreich umsetzen. Am besten lässt man sich von den Profis vor Ort beraten, die wissen ganz genau, was am besten zum Ort passt und haben meistens Partner:innen für Spezialkonditionen. Bei der Deko lässt sich nämlich – auch ohne grosse Abstriche zu machen – einiges an Geld sparen. Wenn man nur eine kleine Teamfeier in einem ansonsten öffentlichen Restaurant plant, kann die Dekoration des Tisches einen entscheidenden Unterschied machen. Entsprechend darf diese dann auch etwas üppiger ausfallen und allenfalls auch die Stühle miteinschliessen.

Eine Mottoparty kann eine witzige Idee sein, das Fest oder Teamessen kreativer zu gestalten. Das Motto sollte entweder von vorneherein stehen und dann Location, Deko und Essen darauf angepasst werden oder man wählt ein passendes Motto zur bestehenden Location. Dies kann beispielsweise auch eine sehr gute Idee sein, das oben erwähnte Teamessen im kleineren Rahmen und ohne exklusive Location dennoch besonders zu machen. 

Essen ist ein zentrales Thema bei Anlässen und für den Erfolg absolut elementar. Dabei spielt nicht nur die Art des Essens eine wichtige Rolle, sondern auch wann und wie viel serviert wird. Es sollte früh genug Essen serviert werden, wenn zuerst ein Empfang geplant ist, beispielsweise einige Häppchen. Menüplanung im Januar oder Februar kann auch gut ein etwas leichteres Menü ins Auge gefasst werden. Viele sind vom Festtagsschmaus noch völlig übersättigt oder haben sich fürs neue Jahr einige Vorsätze hinsichtlich Ernährungsumstellung gesetzt. Auch den Trend des «Veganuary» in die Feier mit aufzunehmen, kann eine spannende Idee sein. Hier ist es jedoch wichtig, seine Gäste zu kennen und zu wissen, ob generell eine Offenheit dafür besteht. Bei den Menüs empfehlen wir immer saisonales und achten bei den Zutaten auf Regionalität. Jedoch kann auch die Kulinarik auf ein Motto ausgelegt werden, dass dann auch mal aus der Rolle fallen darf. 

Von einem Galadinner über Flyingdinner bis hin zum Buffet gibt es viele verschiedene Varianten, wie das Essen gereicht werden kann. Natürlich ist dies stark abhängig von der Location und der Grösse des Anlasses. Prinzipiell bringt besonderer Service wie Flyingdinner oder Foodtrucks mehr Bewegung und Dynamik in einen Anlass. Aber auch eine Tavolata zum Teilen, kann eine spannende Stimmung erzeugen. Das Essen kann so auch zum Erlebnis an sich werden, beispielsweise mit einem Winterdorf mit vielen verschiedenen Foodständen, bei dem Jahrmarktfeeling aufkommt. Buffets können mit Cookingstationen und Showköch:innen aufgewertet werden. Auch eine sehr spannende Form ist, wenn die Gäste ihr Essen gemeinsam selbst zubereiten. Das kann dann auch das unter Punkt 4 erwähnte Rahmenprogramm ersetzen. Übrigens bei jeder Serviceform so oder so immer genügend Sitzmöglichkeiten einrechnen, dass kann in Form von klassischer Bestuhlung genauso sein wie mit gemütlichen Lounges.

Mein Rat wäre immer in Musik zu investieren. Ein DJ oder Musiker kann sich der Stimmung anpassen und die Musik passend dazu auslegen. Auch das Rahmenprogramm kann so integriert werden. Natürlich kann auch Live Musik sehr stimmig sein, da aber gut darauf achten, dass es während des Essens nicht zu laut ist und allenfalls in dieser Zeit auf Band umgestellt werden kann. Bei einem geringen Budget, kann auch jemand aus dem Team, der Freude an Musik und ein Gespür dafür hat, ausgewählt werden. Bei der Organisation immer gut abklären, wie die technischen Voraussetzungen vor Ort sind und was allenfalls noch dazu organisiert werden muss. 

Professionelle Fotografen machen dann Sinn, wenn die Feier kommuniziert werden soll. Auch ist es wichtig, seine Gäste zu kennen, denn nicht alle freuen sich über Fotos. Meistens eine beliebtere Variante sind da Fotoboxen mit witzigen Accessoires, die jede:r wahlweise benutzen kann. Oder eine Fotowall am Eingang, die dann von einer:m Fotograf:in begleitet wird. Diese kann dann auch im Wintermotto gestaltet werden oder scherzhaft mit Weihnachten und der Vorjahreszahl beschriftet werden.

Gesamthaft sehe ich als wichtigstes Ziel, dass die Gäste am Ende des Anlasses etwas mitnehmen können. Weniger in Form eines Give-aways als hinsichtlich einer bleibenden Erinnerung. Das erzielt man vor allem, wenn am Anlass spürbar ist, dass sich die Organisator:innen Gedanken gemacht haben. Dies kann sein, dass man wie bei Punkt 1 beschrieben nach den eigenen Wünschen gefragt wurde, oder dass einfach die ganze Planung durchdacht und mit einem roten Faden durchgezogen wurde. Wenn noch Wochen danach vom Event positiv berichtet wird, dann wurde alles richtig gemacht und man kann sich am Anlass im nächsten Jahr ein Beispiel nehmen.